電話応対のコツ
電話応対のコツ
キャバクラにおいてのビジネス電話に要求されるのは、好感度と正確さ、簡潔さです。
電話応対は、ビジネスパーソンに欠かせないビジネススキル。キャバクラで働くといえど、最低限のマナーは身につけておきたいものですね。
いつどんな内容の電話がかかってきたとしても、電話をかけて来た相手に失礼のないように応対したいものですね。
電話の受け方の基本
電話での応対は、「明るく」「親切」「丁寧」が基本です。電話に出た声が暗くてボソボソしていると聞きづらく、頼りなく感じたり不親切な印象を受けたりします。電話に出る時は、通常のトーンよりも少し高めの声が相手に聞きやすく届きます。複式呼吸をして大きな声で元気よく出てください。また、話し中にメモを取れるように、電話の右横にはいつもペンとメモを用意しておいてください。
■3回以内に出る
電話が鳴ったら、3回以内に出ます。人は電話をかけた時、待ち時間が「11秒」を過ぎるとイライラしはじめるという調査報告があります。11秒とは、ちょうど2コールを超えて3コールに入る時間。3回以上鳴ってから出る時は、「大変お待たせしました。京都祇園の○○（社名）でございます」と受けましょう。
■相手が名前しか名乗らない場合
「恐れ入りますが、どちらの△△（名前）様でいらっしゃいますか」
■相手が社名・氏名を名乗ったら
「いつもお世話になっております」と、たとえ初めての電話でも会社を代表して挨拶するのがマナーです。キャバクラでも同じです。
■社名のみで名前を名乗らない場合
「株式会社求人情報のどちら様でいらっしゃいますか」
■聞き取れない場合
「申し訳ございません。お電話が少々遠いようでございます」または「申し訳ございません。お電話が少々遠いようですが……」
と、聞き取れないことを遠まわしに伝えます。
■取り次ぎは取り次ぐ相手の名前を確認
相手が「こちらこそお世話になっています。京都課山田課長をお願いします」と名指ししたら、「山田でございますね。かしこまりました」と、こちらの取り次ぐ相手の名前を確認し、「少々お待ちくださいませ」と断ってから、電話機を「保留」状態にします。
社外の相手に対しては、上司でも役職や敬称は省いて「山田」と謙譲表現を使います。役職名をつける場合には「課長の田中でございますね」と言います。
■取り次ぐ相手にきちんと伝える
「山田課長、株式会社祇園商事の△△様から×番にお電話が入っております」と、会社名と名前を正確に伝えます。この時、山田課長が取り次いでも大丈夫かどうかを確認し、確実に取り次ぎます。
■取り次ぐ相手が電話中の場合
「ただいま、山田は他の電話に出ております。終わり次第こちらからお電話いたしますので、お電話番号をお聞かせいただけますでしょうか」
と、相手の電話番号を尋ねてください。
